PDFにしてからでは消せません。落とすのは変換の瞬間。
順番が大事な話です。操作マニュアルの別紙3に、PDFはファイルのプロパティや個人情報の削除ができない、とはっきり書かれています。
Windows の右クリックから個人情報を削除する操作は、Word や Excel にはありますが、PDFにはありません。出来上がったPDFを後から掃除する手が使えない、ということです。
「名前を付けて保存」でファイルの種類に「PDF」を選び、そこで止めます。「その他のオプション」→「オプション」を開いて、次の四つのチェックを外してから保存します。
| 外すチェック | ドキュメントのプロパティ |
|---|---|
| アクセシビリティ用のドキュメント構造タグ | |
| PDF/A準拠（入っている場合） | |
| フォントの埋め込みが不可能な場合はテキストをビットマップに変換する |
保存したら、PDFの文書のプロパティを開いて作成者欄が空になっていることを確認します。Excel も同じ手順です。
別紙3には赤字の注意書きがあります。Word や Excel の側でプロパティを削除していても、この手順によらない場合はPDFに変換された際に作成者名が残ってしまう、と。元ファイルを先に掃除しても、変換設定を見ていなければ意味がありません。
電磁的記録のオリジナルデータを記録外一覧へ上げるときなど。ファイルを右クリック →「プロパティ」→「詳細」タブ →「プロパティや個人情報を削除」→「可能なすべてのプロパティを削除してコピーを作成」。掃除されたコピーが別に作られるので、そちらを出します。
証拠番号を刻印する前、PDFを分割する前に済ませておく。出来上がりを見て作成者名に気づくと、PDF化からやり直しになります。
